Ablauf und Fristen#
Im Nachfolgenden werfen wir einen genaueren Blick auf die Abläufe eines Meldeverfahrens.
Überblick über die Abläufe#
Bevor die notwendige Funktionalität einer Software im Detail betrachtet wird, sollen die grundsätzlichen Abläufe, die laut HinSchG erforderlich sind, dargestellt werden (Abb. Aktivitätsdiagramm im Meldesystem).
Aktivitätsdiagramm im Meldesystem#
Meldungen entgegennehmen#
Ein System muss laut Gesetz Meldungen in mündlicher oder in Textform entgegen nehmen. Das Melden darf nicht behindert werden. Das bedeutet, dass keine künstlichen Einschränkungen für die Abgabe von Meldungen bestehen dürfen. Oder anders ausgedrückt: Eine Meldung muss an 24 Stunden am Tag und an sieben Tage in der Woche abgegeben werden können.
Es muss die Möglichkeit geben, dass auch nach Abgabe des ersten Hinweises eine Kommunikation zwischen Beschäftigungsgeber und Hinweisgeber stattfinden kann, um durch Nachfragen Sachverhalte klären zu können.
Der Eingang der Meldung wird dem Hinweisgeber bestätigt.
Meldungen prüfen#
Zunächst wird die eingegangene Meldung daraufhin untersucht, ob sie in den Anwendungsbereich des HinSchG fällt. Falls nicht, wird die Meldung abgelehnt.
Falls der Anwendungsbereich eröffnet ist, wird geprüft, ob die Informationen ausreichend sind, um eine Untersuchung einzuleiten. Falls signifikante Angaben fehlen, wird beim Hinweisgeber danach gefragt.
Anschließend kann die eigentliche Bearbeitung der Meldung beginnen.
Meldungen bearbeiten#
Zur Bearbeitung einer Meldung können Nachforschungen angestellt, Sachverhalte recherchiert und auch externe Stellen eingeschaltet werden. Es werden Maßnahmen geplant und ergriffen.
Abschluss des Verfahrens#
Zum Ende des Verfahrens wird der Hinweisgeber über geplante oder ergriffene Maßnahmen informiert. Wenn die Bearbeitung abgeschlossen ist, wird der Vorgang für drei Jahre archiviert.
Fristen einhalten nach HinSchG#
Für die Bearbeitung von Meldungen definiert § 17 HinSchG einige Fristen. Generell sollte ein Meldesystem die Bearbeiter bei der Überwachung der Einhaltung von Fristen unterstützen. Empfehlenswert ist auch die Möglichkeit der Eskalation. Falls Fristen trotz Überwachung nicht eingehalten werden, kann eine übergeordnete Stelle und Offenbarung von Inhalten über diesen Verzug oder drohenden Verzug informiert werden und reagieren.
Tipp
Unser Hinweisgeber-Meldeportal.de überwacht automatisch alle gesetzlichen Fristen und informiert Sie per E-Mail, wenn eine Frist abzulaufen droht. Sogar mehrfach, damit Ihnen in Ihrem stressigen Arbeitsalltag auch nichts untergeht.
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Eingangsbestätigung#
Nach spätestens sieben Tagen muss der Eingang der Meldung der hinweisgebenden Person bestätigt werden.
Ein programmgesteuertes Meldesystem kann eine solche Bestätigung automatisch durchführen. Soll eine Meldung erst nach Sichtung durch den Beschäftigungsgeber bestätigt werden, kann das Meldesystem diese Frist überwachen und bei Ausbleiben der Bestätigung eine Benachrichtigung zur Alarmierung des zuständigen Bearbeitenden aussenden. In allen Fällen dokumentiert das System die erfolgte Bestätigung.
Rückmeldung über Maßnahmen#
Nach spätestens drei Monaten muss der hinweisgebenden Person eine Rückmeldung über geplante oder ergriffene Maßnahmen gegeben werden. Auch hier kann und sollte das Meldesystem eine Überwachung der Fristen bieten und bei Bedarf die zuständige Stelle über einen drohenden Verzug benachrichtigen. Datum und Inhalt der Rückmeldung werden vom System protokolliert und gehören zur Dokumentation des Prozesses.
Löschfrist für die Dokumentation#
Drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens ist die Dokumentation zu löschen (§ 11 Abs. 5 HinSchG). Ausnahmen bestehen dann, wenn es Anforderungen von Rechtsvorschriften gibt, die eine längere Aufbewahrung erforderlich machen. Das System sollte den Bearbeiter auf den Ablauf der Frist hinweisen, so dass geprüft werden kann, ob eine Löschung angezeigt ist oder die Frist unter Angabe von Gründen verlängert werden muss.