4. Verfahren dokumentieren#
Eine ordnungsgemäße Dokumentation ist aus mehreren Gründen erforderlich. Zum einen gibt es konkrete gesetzliche Vorgaben, was dokumentiert werden muss. Zum anderen ist es für den Beschäftigungsgeber sinnvoll, durch seine Dokumentation nachweisen zu können, dass im Verfahren alle Vorschriften eingehalten wurden. Eine hilfreiche Dokumentation versieht relevante Ereignisse im Verfahren durch Zeitstempel, so dass die Chronologie des Verfahrens nachvollzogen werden kann.
Der Meldungsempfänger dokumentiert alle eingehenden Meldungen, so dass die Meldung dauerhaft abrufbar ist. Dabei muss das Gebot der Vertraulichkeit eingehalten werden, so dass nur befugte Personen Zugang zur Dokumentation haben.
Nur falls eine Einwilligung des Hinweisgebers vorliegt, darf die Tonaufzeichnung einer Sprachnachricht oder ein genaues Wortprotokoll dauerhaft abrufbar sein. Ohne diese Einwilligung muss der Meldungsempfänger eine Zusammenfassung des Inhalts erstellen.
Für eine Zusammenkunft mit der hinweisgebenden Person gilt ebenso: Eine Sprachaufzeichnung oder ein Wortprotokoll darf nur mit der Einwilligung des Hinweisgebers erstellt werden.
Der Hinweisgeber muss Gelegenheit haben, dass Protokoll zu überprüfen und es gegebenenfalls zu korrigieren, sowie es schriftlich oder elektronisch zu bestätigen.
Dokumentation der Meldungen
Die Personen, die in einer Meldestelle für die Entgegennahme von Meldungen zuständig sind, dokumentieren alle eingehenden Meldungen in dauerhaft abrufbarer Weise unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots (§ 8).
Bei telefonischen Meldungen oder Meldungen mittels einer anderen Art der Sprachübermittlung darf eine dauerhaft abrufbare Tonaufzeichnung des Gesprächs oder dessen vollständige und genaue Niederschrift (Wortprotokoll) nur mit Einwilligung der hinweisgebenden Person erfolgen. Liegt eine solche Einwilligung nicht vor, ist die Meldung durch eine von der für die Bearbeitung der Meldung verantwortlichen Person zu erstellende Zusammenfassung ihres Inhalts (Inhaltsprotokoll) zu dokumentieren.
Erfolgt die Meldung im Rahmen einer Zusammenkunft gemäß § 16 Absatz 3 oder § 27 Absatz 3, darf mit Zustimmung der hinweisgebenden Person eine vollständige und genaue Aufzeichnung der Zusammenkunft erstellt und aufbewahrt werden. Die Aufzeichnung kann durch Erstellung einer Tonaufzeichnung des Gesprächs in dauerhaft abrufbarer Form oder durch ein von der für die Bearbeitung der Meldung verantwortlichen Person erstelltes Wortprotokoll der Zusammenkunft erfolgen.
Der hinweisgebenden Person ist Gelegenheit zu geben, das Protokoll zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und es durch ihre Unterschrift oder in elektronischer Form zu bestätigen. Wird eine Tonaufzeichnung zur Anfertigung eines Protokolls verwendet, so ist sie zu löschen, sobald das Protokoll fertiggestellt ist.
Die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Die Dokumentation kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach diesem Gesetz oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist.
Neben der eigentlichen Meldung sollten auch geplante oder ergriffene Maßnahmen sowie die sonstige Kommunikation mit dem Hinweisgeber dokumentiert werden. Nur durch die umfassende Darstellung des Verfahrens kann es später nachvollzogen werden.
Insbesondere, wenn Ihnen der Vorwurf gemacht würde, dass Sie einen Hinweisgeber wegen des Hinweises benachteiligt, diskriminiert oder sonstigen Repressalien ausgesetzt haben, kann Ihnen die Dokumentation möglicherweise helfen, diese Vorwürfe zu entkräften.