5. Verfahren abschliessen

Wenn alle Maßnahmen erfolgreich umgesetzt worden sind, wird das Verfahren abgeschlossen.

An dieser Stelle sollte die komplette Verfahrensdokumentation archiviert werden. Änderungen sind im Archiv-Zustand nicht mehr möglich.

Ein Hinweisgeber-Meldesystem sollte den Beschäftigungsgeber nach drei Jahren informieren, dass eine Verfahrensdokumentation zur Löschung ansteht. Der Beschäftigungsgeber sollte nun prüfen können, ob die Löschung durchgeführt werden kann oder ob rechtliche Vorschriften es erforderlich machen, die Dokumentation weiterhin zu bewahren. Falls Rechtsvorschriften es erforderlich machen und es verhältnismäßig ist, kann die Aufbewahrungsfrist verlängert werden (§ 11 Abs. 5 HinSchG). In diesem Fall empfiehlt es sich, die Rechtsvorschrift zu benennen und die Erforderlichkeit und Verhältnismäßigkeit zu dokumentieren.

Tipp

Ein Hinweisgeber-Meldesystem sollte Sie bei der Erfüllung der Dokumentationspflichten unterstützen.

Die Dokumentation muss mindestens für die Dauer des Verfahrens zuzüglich der drei Jahre Aufbewahrungsfrist verwahrt werden. In dieser Zeit muss die Vertraulichkeit eingehalten werden. Nach drei Jahren sollte das System die Dokumentation entweder löschen können oder unter Angabe der zwingenden Gründe weiter speichern.