2. Die Kontaktmöglichkeit schaffen#

Damit Hinweise gemeldet werden können, muss die hinweisgebende Person die Möglichkeit haben, Kontakt mit dem Beschäftigungsgeber, also Ihnen, aufzunehmen.

Betrachtet man verschiedene Möglichkeiten der Implementierung eines solchen Systems, kommen verschiedene Meldekanäle in Betracht:

  • Briefkasten

  • Telefon

  • E-Mail

  • Web-basiertes Meldeportal

Allerdings ist ist hier Vorsicht geboten. Nicht nur die Anforderungen des HinSchG sind hier zu berücksichtigen, sondern auch die Vorgaben des Datenschutzes.

Das HinSchG stellt konkrete Anforderungen zur Einhaltung von Fristen von Rückmeldungen an den Hinweisgeber sowie an die Dokumentation der Vorgänge, um diese nachweisen zu können.

Der Datenschutz verlangt, dass die Rechte und Freiheiten sowohl der hinweisgebenden Person, als auch der von der hinweisgebenden Person benannten oder beschuldigten Dritten gewahrt werden. Hierzu gehören unter anderem die Einhaltung der Vertraulichkeit und Integrität wie auch eine faire Verarbeitung der personenbezogenen Daten nach Treu und Glauben.

Wichtig

Im § 12 Abs. (1) HinSchG heisst es „Beschäftigungsgeber haben dafür zu sorgen, dass bei ihnen mindestens eine Stelle für interne Meldungen eingerichtet ist und betrieben wird, an die sich Beschäftigte wenden können (interne Meldestelle).“ Diese Forderung in Verbindung mit § 7 Abs. (2) „Es ist verboten, Meldungen oder die auf eine Meldung folgende Kommunikation zwischen hinweisgebender Person und Meldestelle zu behindern oder dies zu versuchen.“ zeigt, dass eine leicht zugängliche und vor allem sicher zu betreibende Kommunikationsmöglichkeit geschaffen werden muss.

Wir betrachten nachfolgend die verschiedenen Kontaktmöglichkeiten sowie ihre Vor- und Nachteile bezüglich Verfügbarkeit, Sicherheit und der Möglichkeit Rückfragen, auch anonym, zu tätigen.

Meldung per Briefkasten#

Hierbei ist nicht der „normale“ Briefkasten für die Geschäftspost gemeint. Dieser eignet sich nicht als Kontaktmöglichkeit für Hinweise nach dem HinSchG, weil der Weg der Post im Haus sich oftmals nicht eignet, solche Hinweise ohne unerwünschte Nebeneffekte zu erhalten. Je nachdem durch wie viele Hände ein Brief geht, erfahren entsprechend viele Personen vom Hinweis, was der Bearbeitung desselben oft nicht förderlich ist.

Ein gut zugänglicher Briefkasten, in den Meldungen in Papierform eingeworfen werden können, kann stets verfügbar sein, allerdings nur für die Personen, die sich in dessen Nähe befinden. Hinweisgeber aus der Ferne, wie Mitarbeiter eines Kunden oder Lieferanten haben keine oder nur eingeschränkt die Möglichkeit, Hinweise über einen solchen Briefkasten abzugeben.

Vorteilhaft kann es sein, dass der Hinweisgeber selbst entscheiden kann, welche Informationen er mit seiner Meldung geben möchte. Außerdem hat er die Möglichkeit, seine Meldung anonym abzugeben, wenn er seine Identität nicht preisgibt und darauf achtet, beim Einwurf der Meldung nicht beobachtet zu werden. Schwierig ist es, die Sicherheit der Meldung zu gewährleisten, falls sich Unbefugte an dem Briefkasten zu schaffen machen. Auch sind Rückfragen bei anonymen Meldungen nicht möglich.

Vorsicht

Ein Briefkasten als Kontaktmöglichkeit hat schwere Nachteile, insbesondere:

  • Der normale Postbriefkasten ist nicht geeignet, da die Hauspost möglicherweise durch zu viele Hände geht und so die Vertraulichkeit von Hinweises leiden muss.

  • Ein Briefkasten für Hinweisgeber ist nicht oder schlecht erreichbar für entfernte Hinweisgeber (Kunden, Lieferanten)

  • Die Sicherheit der Meldungen in einem Briefkasten kann gefährdet sein, wenn er auch nur zeitweise unbeobachtet ist und Unbefugte sich daran zu schaffen machen.

  • Rückfragen sind bei anonymen Meldungen nicht möglich.

Meldung per Telefon#

Die Möglichkeit der telefonischen Meldung bedingt, dass das Telefon des Beschäftigungsgebers rund um die Uhr besetzt ist. Damit fallen entsprechende Personalkosten an. Schon aus wirtschaftlichen Gründen wird dieser Aufwand sich in den meisten Fällen nicht rechtfertigen lassen.

Möchte man wegen der Kosten statt Telefonisten die Voicebox-Funktion nutzen, ergeben sich andere Probleme. Alleine schon die Tatsache, dass die Meldung in solchen Fällen technisch bedingt aufgezeichnet werden muss, ist eine Hürde, die nicht jeder Hinweisgeber nehmen möchte. Eine dauerhafte Aufzeichnung oder Transkription ist nur mit der Einwilligung des Hinweisgebers statthaft. Stattdessen könnte eine Zusammenfassung des Inhalts der Meldung erstellt werden, welche aber die Gefahr birgt, dass ungewollt Informationen verloren gehen oder verfälscht dargestellt werden.

Bei erwünschter Anonymität kommen weitere Probleme dazu, wie zum Beispiel das Erkennen des Hinweisgebers anhand seiner Stimme oder die Übermittlung der Rufnummer des Anrufers.

Das Telefon eignet sich nur eingeschränkt und erfordert einen hohen Aufwand

Besonderheiten der telefonischen Kontaktmöglichkeit:

  • Telefonate rund um die Uhr anzunehmen ist sehr aufwändig und verursacht entsprechend hohe Kosten

  • Bei der Entgegennahme von Meldungen können ungewollt Informationen untergehen, eine Aufnahme der Meldung ist nur mit Einwilligung des Hinweisgebers erlaubt.

  • Durch die Übertragung der Rufnummer des Anrufers oder durch das Erkennen von Stimmen kann unter Umständen eine erwünschte Anonymität untergraben werden.

Meldung per E-Mail#

E-Mail Systeme stehen rund um die Uhr zur Verfügung. Dennoch können E-Mail Systeme als Meldekanal problematisch sein.

Vielen Mailservern sind SPAM-Filter vorgeschaltet. Es kann in solchen Fällen nicht sicher verhindert werden, dass durch die irrtümliche Einordnung der Mail als SPAM, die Meldung eines Hinweisgebers ausgefiltert wird. Es besteht die Gefahr, dass die Meldung den Beschäftigungsgeber nicht erreicht. Da SPAM-Filter dem Sender in der Regel keine Rückmeldung über die Filterung geben, geht der Hinweisgeber von der erfolgreichen Abgabe der Meldung aus.

Des weiteren haben viele E-Mail Systeme in den Unternehmen eine automatische Archivierung aller Mails aktiviert. Begründet wird dies häufig mit der Pflicht, handelsrechtlich und steuerlich relevante Unterlagen für die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen von 6 bis 10 Jahren zu speichern. Meldungen nach HinSchG dürfen aber nach Abschluss des Verfahrens nur für drei Jahre gespeichert werden und müssen gelöscht werden, wenn es keine anderen validen Gründe für eine weitere Speicherung gibt.

Auch ist die Abgabe anonymer Meldungen per E-Mail sehr schwierig. Da in jeder E-Mail nicht nur eine Absender-Adresse enthalten ist, sondern auch der Weg der E-Mail über verschiedene Stationen im Netz bis hin zum Hostnamen des Absender-Systems innerhalb der Mail gespeichert wird [1], ist eine anonyme Meldung per E-Mail nur mit hoher technischer Fachkunde und hohem Aufwand möglich. Der durchschnittliche Hinweisgeber wird über solche Fähigkeiten in der Regel nicht verfügen.

Da E-Mails vom Sender bis zum Empfänger über mehrere Server hinweg transportiert werden können, ist es auf diesem nicht ausgeschlossen, dass auf Teilstrecken eine unverschlüsselte Übermittlung statt findet. Da diese Manko nicht in Ihrem Einflussbereich liegt, können sie gegen die mögliche Offenbarung der Informationen an Unbefugte nichts tun.

Vorsicht

Ein Empfang von Hinweisen per E-Mail kann aus folgenden Gründen problematisch sein:

  • SPAM-Filter sortieren Hinweise aus, so dass sie den Beschäftigungsgeber nie erreichen.

  • Die automatische E-Mail-Archivierung speichert Hinweise, so dass die Vertraulichkeit gefährdet sein und Aufbewahrungsvorschriften verletzt werden können.

  • Der Absender kann durch technische Angaben im E-Mail-Header oft auch dann identifiziert werden, wenn er einen neutralen Absender nutzt.

  • Es besteht die Gefahr der unverschlüsselten Übermittlung von Mails.

Meldung per Meldeportal#

Softwarebasierte Meldeportale stehen wie ein E-Mail System ebenfalls rund um die Uhr zur Verfügung. Meldungen können unbeobachtet vom Hinweisgeber abgegeben werden. Es ist unerheblich, an welchem Ort der Hinweisgeber sich aufhält. Sobald er Zugang zum Internet hat, kann er Sie erreichen. Durch die etablierten technischen Kommunikationsprotokolle kann gewährleistet werden, dass Meldungen gesendet und empfangen werden, sowie der Empfang von Meldungen dem Sender bestätigt wird. Eine sichere Kommunikation zwischen den Beteiligten ist jederzeit möglich, da die Transportverbindung zwischen dem Hinweisgeber und Ihnen verschlüsselt ist. Eine gewünschte Anonymität des Hinweisgebers kann gewährleistet werden.

Wichtig

Bei der Nutzung eines Meldeportals entfallen viele Nachteile der anderen Meldekanäle:

  • Das Meldeportal steht 24 Stunden an 7 Tagen der Woche zur Verfügung.

  • Es ist global erreichbar.

  • Die Vertraulichkeit ist durch verschlüsselte Verbindungen gewahrt.

  • Auf Wunsch kann Anonymität gewahrt bleiben.

  • Der Verlust von Meldungen, wie z. B. bei E-Mail möglich, wird durch technische Protokolle verhindert.

Vergleich der Alternativen#

Die bisherigen Ausführungen helfen, die Eignung der verschiedenen Kanäle zu vergleichen. Ohne Anspruch auf Vollständigkeit greift die Tabelle „Verschiedene Kommunikationskanäle“ einige der wichtigsten Kriterien für die Bewertung heraus.

Verschiedene Kommunikationskanäle#

Aspekt

Briefkasten

Telefon

Email

Software

Meldungen entgegennehmen

ja

ja

ja

ja

Anonyme Meldung abgeben

ja

schwierig

schwierig

ja

Wiederaufnahme der Kommunikation möglich

ja

ja

ja

ja

Wiederaufnahme anonymer Kommunikation möglich

nein

nein

nein

ja

24/7 erreichbar

ja

aufwändig

ja

ja

Automatisierte Dokumentation der Verarbeitungsphasen

nein

nein

nein

ja

Unterstützung durch Workflows

nein

nein

nein

ja

Es wird deutlich, dass der sichere Betrieb eines Meldesystems am ehesten durch ein entsprechendes Meldeportal realisiert werden kann, welches vorzugsweise im Web jederzeit zur Verfügung steht.

Bessere Unterstützung#

Darüber hinaus ist es sinnvoll, wenn ein Meldesystem weitere Funktionen zur Verfügung stellt, die die Bearbeitung von Hinweisen und die Einhaltung der Vorschriften unterstützt und damit den gesamten Prozess erleichtert.

Hierzu können gehören:

  • Realisierung der Kommunikation zwischen der hinweisgebenden Person und dem Beschäftigungsgeber, bei Bedarf auch anonym.

  • Gegebenenfalls Trennung der Rollen von Meldungsempfang und Meldungsbearbeitung mit entsprechender Rechtevergabe.

  • Unterstützung bei der Einhaltung von gesetzlichen Fristen durch Überwachung der Prozessfortschritte und Alarmierung, falls Verzug droht.

  • Möglichst automatisierte und vollständig manipulationsfreie Dokumentation des Prozesses.

  • Unterstützung des Beschäftigungsgebers durch automatisierte Workflows.

  • Reporting

  • Überwachung von Löschfristen

Fazit#

Sie sollten ein Online-System nutzen,welches im Web dauerhaft zur Verfügung steht. Wenn Sie ein solches System auf Ihrer Homepage verlinken, haben Sie alle Anforderungen an die Erreichbarkeit, die Verfügbarkeit und an die Sicherheit erfüllt.


Tipp

Probieren Sie unser Hinweisgeber-Meldeportal.de aus. Es stellt Ihnen mit wenig Aufwand die gesetzlich geforderten Funktionen im Handumdrehen zur Verfügung.

Sie können es hier kostenlos und unverbindlich testen.


Anmerkungen