1. Die Rollen kennen#
Ein Hinweisgeber meldet Ihnen einen Hinweis über einen Missstand in Ihrem Unternehmen. Ein von Ihnen eingesetzter Meldungsempfänger sichtet diese Meldung und entscheidet, ob sie im Sinne des Hinweisgeber-Schutzgesetzes relevant ist. Falls es sich um eine legitime Meldung handelt, leitet er diese an einen Meldungsbearbeiter weiter, der die notwendigen Recherchen durchführt und Maßnahmen umsetzt und den Vorgang später abschließt.
Überblick über die Beteiligten eines Meldeportals#
Hinweis
Es ist in der Regel eine gute Sache, wenn Sie als erstes von einem Missstand in Ihrem Unternehmen erfahren. Dadurch haben Sie die Möglichkeit adäquat zu reagieren und Fehlentwicklungen frühzeitig einzudämmen.
Diese Handlungsoption, die Ihnen der Hinweisgeber eröffnet, ist allemal besser, als von anderen Stellen wie Behörden, Staatsanwaltschaften oder Marktbegleitern auf Missstände angesprochen zu werden.
Hinweisgeber#
Ein Hinweisgeber ist eine Person, die aufgrund ihrer beruflichen Tätigkeit mit dem Beschäftigungsgeber in Kontakt steht oder stand. Das sind insbesondere:
Beschäftigte und ehemalige Beschäftigte
Lieferanten
Kunden
Partner
Alle diese Personengruppen können Hinweise über tatsächliche oder mögliche Verstöße geben. Sowohl solche, die bereits begangen wurden, als auch solche, die sehr wahrscheinlich erfolgen werden. Auch Versuche der Verschleierung solcher Verstöße können gemeldet werden.
Meldungsempfänger#
Der Meldungsempfänger überprüft eingegangene Hinweise dahingehend, ob sie relevant sind und bearbeitet werden müssen oder ob sie irrelevant sind und abgelehnt werden können. Relevante Hinweise und Meldungen sind nur die, die im HinSchG aufgelistet werden. Relevante Meldungen leitet der Meldungsempfänger an den Meldungsbearbeiter weiter. Nicht relevante Meldungen lehnt er ab.
Die Rolle des Meldungsempfängers#
Achtung
Der Hinweisgeber muss innerhalb von sieben Tagen eine Bestätigung über den Eingang seiner Meldung erhalten. Der Meldungsempfänger sollte darauf achten, diese Frist einzuhalten.
Ein Meldungsempfänger sollte unabhängig sein und Interessenkonflikte sollten ausgeschlossen sein. Nach Erwägungsgrund 56 der Richtlinie 2019/1937 könnte diese Aufgabe in kleineren Unternehmen durch einen Mitarbeiter in Doppelfunktion erfüllt werden, der direkt der Unternehmensleitung berichten kann. Zum Beispiel:
der Leiter der Compliance-Abteilung
der Leiter der Personalabteilung
ein Integritätsbeauftragter
der Datenschutzbeauftragte
ein Finanzvorstand
ein Auditverantwortlicher
ein Vorstandsmitglied
Wer soll es machen?#
Wahrscheinlich eine Ihrer schwierigsten Entscheidungen ist es, die geeigneten Kandidaten für die Rollen im Hinweisgeber-Meldesystem festzulegen. Soll es ein eigener Mitarbeiter machen? Oder sollte die Rolle des Meldungsempfängers besser extern vergeben werden?
Falls Sie bereits mit einem Anwalt zusammenarbeiten, lohnt es sich vielleicht, diesen darauf anzusprechen, ob er für Sie die Rolle des Meldungsempfängers übernehmen möchte.
Neben anderen Aspekten ist es auch immer eine Kostenfrage, wie diese Stelle besetzt werden soll. Eine sich anbietende Möglichkeit wäre die Aktivierung Ihres Datenschutzbeauftragten für diese Rolle.
Unternehmen, die ein Hinweisgeber-Meldesystem installieren müssen, haben in Deutschland immer auch einen Datenschutzbeauftragten, da dieser benannt werden muss, wenn mehr als 20 Beschäftigte regelmäßig personenbezogene Daten verarbeiten.
Ihr Datenschutzbeauftragter eignet sich hervorragend für die Stelle des Meldungsempfängers, da er unabhängig ist und oft bereits über die notwendige Fachkunde verfügt.
Nutzen Sie dessen Integrität und Fachkunde, um Ihr Meldesystem zu betreiben.
Unabhängige Tätigkeit; notwendige Fachkunde
Die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen sind bei der Ausübung ihrer Tätigkeit unabhängig. Sie dürfen neben ihrer Tätigkeit für die interne Meldestelle andere Aufgaben und Pflichten wahrnehmen. Es ist dabei sicherzustellen, dass derartige Aufgaben und Pflichten nicht zu Interessenkonflikten führen.
Beschäftigungsgeber tragen dafür Sorge, dass die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen über die notwendige Fachkunde verfügen. Ist der Beschäftigungsgeber der Bund oder ein Land, gilt Satz 1 für die jeweiligen Organisationseinheiten entsprechend.
Meldungsbearbeiter#
Die vom Meldungsempfänger an den Meldungsbearbeiter weitergeleitete Meldung beschreibt einen Umstand in Ihrem Unternehmen, auf den reagiert werden muss. Sinn und Zweck der Bearbeitung eines Hinweises ist es, die vorgetragenen Umstände und Informationen zu untersuchen und, falls Handlungsbedarf besteht, entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.
Hierzu gehört unter anderem, dass der Meldungsbearbeiter die Informationen demjenigen zukommen zu lassen, der der Ursache des Problems am nächsten ist oder der Meldung am ehesten nachgehen kann. Diese Person sollte idealerweise auch über die Befugnisse verfügen, um dem Problem, soweit möglich, abzuhelfen [1].
Die Rolle des Meldungsbearbeiters#
Die Rollen zusammenlegen#
Auch wenn hier die beiden Rollen Meldungsempfänger und Meldungsbearbeiter getrennt beschrieben werden, spricht nichts dagegen, beide Rollen durch ein und dieselbe Person zu besetzen. Das Gesetz macht in dieser Hinsicht keine konkreten Vorgaben.
Ein Hinweisgeber-Meldeportal sollte Ihnen deshalb die Flexibilität bieten, beider Varianten umzusetzen. Also sowohl zwei Personen mit den Rollen beauftragen zu können, als auch beide Rollen durch eine Person besetzen zu lassen.
Anmerkungen